社内の誰かが会議ごとに30分を無駄にしています
誰が食べ物を持ってくるか、誰がプロジェクターを注文するか、AVセットアップが含まれているかどうかを把握するのに時間を費やしています。その人はおそらくオフィスマネージャー、エグゼクティブアシスタント、または会議主催者自身です。
メールのやり取り
メール、Slackメッセージを送信したり、キッチンまで歩いて付箋を残したりする
説明責任なし
リクエストが失われ、「昨日そのメールを送った」という証拠のない古典的な言い訳
土壇場のパニック
計画されたキューから作業するのではなく、反応的に奔走するサービスチーム
ワークフローを変革する3つのサービスカテゴリ
断片的な混沌から組織化された卓越性へ
会議・イベントケータリング
「会議予約完了」から「食事注文完了」までワンクリック
問題
会議主催者が部屋を予約します。次に別途ケータリングにメールを送ります。次に参加者数を確認します。次にフォローアップします。そして食べ物が届くことを祈ります。
flexEZの支援方法
ケータリングはサービスカテゴリです。「軽朝食」はその下のサービスです。主催者は予約時に選択します—即座に。キッチンはリクエストを自動的に確認します。メール不要。フォローアップ不要。
組織へのメリット
IT・AV機器リクエスト
「HDMIアダプターは誰が持っていますか？」という質問は二度と聞かれません
問題
クライアントプレゼンテーション用に大会議室を予約しました。到着します。アダプターがありません。クリッカーがありません。スピーカーフォンがありません。会議が遅れて始まります。プロフェッショナルでない印象を与えます。
flexEZの支援方法
IT機器はサービスカテゴリです。「HDMIアダプター」、「会議用スピーカー」、「プレゼンテーションクリッカー」はサービスです。主催者は予約時にそれらを追加します。ITは会議開始前に機器を事前配置します。
組織へのメリット
施設・会議室セットアップ
ホワイトボード、フリップチャート、追加の椅子—誰かが到着する前にリクエストされ、配達されます
問題
トレーニングルームを予約しました。8つの椅子があります。15必要です。セッション開始の2分前にこれに気づきます。
flexEZの支援方法
施設はサービスカテゴリです。「追加の椅子（カウント可能）」、「ホワイトボードマーカー」、「フリップチャート」はサービスです。施設は数時間または数日前にリクエストを確認します。
組織へのメリット
使い方
予約から配達まで4つの簡単なステップ
スペースを予約
通常通りflexEZ経由で会議室またはデスクを予約します
サービスを追加
整理されたサービスカテゴリから選択：ケータリング、IT/AV、施設など
チームに自動通知
サービスチームはダッシュボードでリクエストを即座に確認—メールは送信されません
すべて準備完了
会議開始前に食事、機器、セットアップが配達されます
強力な機能
シームレスなサービス調整に必要なすべて
整理されたサービスカテゴリ
関連サービスをグループ化：ケータリング、IT、施設、およびカスタム定義カテゴリ
統一された予約
単一のワークフローで会議室を予約し、すべてのサービスを追加—システム間の切り替え不要
サービスチームダッシュボード
すべてのリクエストが1か所に、カテゴリ別に整理され、完全なコンテキストとタイミング付き
完全な説明責任
すべてのリクエストがログに記録され、分類され、追跡可能—「紛失したメール」はもうありません
flexEZ導入前と導入後
実際の変革をご覧ください
| flexEZなし | flexEZあり | |
|---|---|---|
| リクエスト | 断片化（メール、Slack、付箋、口頭） | 統一されたシステム |
| 主催者の作業 | すべての追跡とフォローアップを行う | 一度クリックすれば、システムが残りを処理 |
| サービスチーム | 緊急事態と土壇場のリクエストに対応 | 事前通知付きの計画されたキューから作業 |
| 説明責任 | 「昨日そのメールを送った」（証拠なし） | すべてのリクエストがログに記録され、分類され、追跡可能 |
flexEZサービスカテゴリは、断片化されたリクエストを組織化されたワークフローに変えます。会議室を予約します。サービスを追加します。誰もが必要なものを手に入れます。追跡不要。メール不要。